4 principios y 6 claves para gestionar tu Empresa en este 2024

Si algo nos ha demostrado el vivir en Venezuela es que hay muy pocas cosas que controlamos. Y aplica también en los negocios. No hay “planeación estratégica” (los que me leen seguido saben mi posición sobre el tema), que aguante el peso de la realidad en nuestro país.

¿Pero qué dices Karla?, ¿Entonces qué, nos dejamos llevar por la anarquía y por el “cómo vaya viniendo vamos viendo”?.

No, para nada. En este artículo me enfocaré en darte algunas recomendaciones que pueden guiarte a atravesar este año a nivel empresarial.

Sin embargo, quiero recordarte 3 principios que espero que puedas integrar a tu marco de referencia / creencias. Mientras más rápido los aceptemos, mejores decisiones tomaremos y la vida empresarial será mucho más llevadera.

  1. La verdad es lo que pasa, no lo que planifiqué que iba a pasar.
  2. El mercado es el maestro y su juicio no se pone en duda: premia a los que lo hacen bien, con clientes, y sobre todo, con ganancias y castiga a los que no, quitándole los clientes y las ganancias. No discutas con el mercado, aprende lo que debas aprender para seguir compitiendo.
  3. Las capacidades son limitadas. No podemos ser todo para todos y hacer todo bien a la vez.
  4. El objetivo de un negocio es crear valor para alguien. Si algo es valioso o no, eso no lo decide la empresa, lo decide el cliente comprando o dejando de comprar. Si el cliente no está comprando, no tienes nada que pelear con él o con los competidores, pelea contigo mismo porque no estás aportando valor (beneficio).

 

Entendiendo esto, ya puedo pasar a los consejos empresariales del 2024,

  1. Análisis de la empresa.

Tómate el tiempo de analizar tu panorama actual, aunque espero que eso ya lo hayas hecho desde diciembre 2023. Entender lo que funcionó y lo que aprendimos es mucho más efectivo que imaginar lo que habría pasado si nuestras aspiraciones hubieran funcionado. No obtienes ningún aprendizaje de la empresa a la que aspiras en el futuro y que aún no existe. Aprendes de lo que ha pasado y de lo que está pasando hoy (Recuerda el principio 1).

 

¿Qué analizar?:

 

  • ¿En qué negocios y líneas estamos ganando? Veo con preocupación muchas empresas enfocadas en hacer lo que está haciendo el competidor, aunque ellas en su verdad y en su realidad no estén ganando ahí, o como siempre digo, viendo todo el tiempo la grama del vecino a ver como logra tenerla igual. Esto no es útil ni nos ayuda a competir a largo plazo. Busca lo que está funcionando en TU ORGANIZACIÓN, porque allí es donde estás ganando. Borra un segundo de la ecuación la empresa que quieres, y enfócate por un rato en la empresa que tienes, porque por alguna razón sigue en pie. ¿En qué productos y servicios ganamos?, es decir, qué generó el mejor margen bruto (aunque en algunos casos se puede entender hasta el neto). ¿Qué clientes están fidelizados, es decir, nos compran, nos pagan, se van felices y vuelven?, ¿Qué procesos nos están funcionando y nos ayudaron a darle soporte a la estrategia competitiva de la compañía?. Te invito a ver este video sobre Estrategia Empresarial de nuestro podcast donde profundizamos sobre el tema

 

  • Y en segundo lugar: ¿Qué NO está funcionando? ¿En qué productos, servicios, líneas de negocio no ganamos?, ¿A qué clientes no fidelizamos? ¿Vale la pena dedicar los recursos que ganamos en “mejorar” esto, o mejor usar los recursos generados en potenciar lo que si funciona?. Mis clientes saben que siempre recomendaría sacar los recursos de lo que no funciona y ponerlos donde si. Nunca he comulgado con la idea de querer invertir tiempo, energía y dinero tratando de ser bueno en lo que uno sencillamente no lo es. Lo dice hasta la Biblia, con la famosa parábola de los talentos.

 

  • ¿Qué aprendimos? Lecciones empresariales que nos dio el mercado sobre procesos y gestión interna, qué hacer, cuándo hacerlo y sobre todo cuando no.

 

  • ¿Qué recursos tenemos y no estamos explotando? Desde posicionamiento de marca, relaciones con proveedores o aliados, hasta activos que no estamos usando.

 

  • ¿Cuál es la percepción actual de nuestros clientes sobre nosotros? Y te recomiendo que te sientes a conversar con algunos de esos clientes fidelizados y no solo les envíes una encuesta genérica y fría (que muy probablemente no respondan con sinceridad). No toda la información valiosa está en una base de datos o es cuantitativa. Mucha información valiosa está en la conversación y en entender la percepción del cliente. Si no sabes cómo empezar a tener esas conversaciones, te recomiendo este libro: The mom test – How to talk to customers and learn if your business is a good idea when everyone is lying to you.

 

2. Definir el enfoque del año.

Una vez que hacemos un análisis de nuestro panorama, podemos pasar a establecer el número del año que DEBE alcanzar la empresa. Establecer el “gran qué” del año es fundamental, porque el qué, junto a la cultura y valores empresariales, son la única guía que se tiene en un mundo cambiante. Es la estrella de Belén a la cual seguir en la oscuridad. Si no tienes un gran qué, pasarás todo el año detrás de cualquier espejo que brille.

Para responderte el qué, pregúntate cuál es el único objetivo que valdría la pena perseguir este año y que generaría el impacto más grande en la organización. Eso que elijas debe ser:

  • Medible: y esto es un cliché no tan cliché. Antes me daba pena decir esto, pero desde que he visto empresas de 14 millones de dólares anuales con gerentes que establecen metas como “mejorar la cultura”, o “mejorar los inventarios”, me doy cuenta que es necesario recordar esta característica. Y te dejo una “fórmula”, el gran qué debe estar representado en este formato: “De X a Y en Z tiempo”.  Por ejemplo, en nuestro caso nuestro gran qué del año puede ser “Aumentar nuevos clientes de asesoría de profesionalización de 4 mensuales (actual) a 8 mensuales (Meta) al 31 de Diciembre de 2024.

 

  • Enfocado: solo 1 gran qué y sólo un enfoque por equipo para mejorar eso que hay que mejorar. Esto que diré es contraintuitivo y sonará a locura en un mundo en el que la gente sigue creyendo que puede hacer mil cosas bien y a la vez. Puedes hacer mil cosas, sí, bien, jamás.  Para alcanzar resultados extraordinarios hay que hiperenfocarse. Un atleta profesional y de élite, no busca ser bueno en 10 deportes a la vez. Los grandes casos de éxito siempre tienen grandes renuncias, porque solo el hiperenfoque lleva a la excelencia en algo (recuerda que la especialización es la mejor amiga de la rentabilidad). Entonces, define SOLO 1 GRAN QUÉ EN EL AÑO. No vas a lograr resultados distintos y extraordinarios si pones a la gente a tener 20 prioridades mientras hace su trabajo del día a día para mantener a la empresa abierta. Mientras más rápido lo aceptes, más resultados y avance tendrás.

 

Te recomiendo ver nuestro episodio sobre planificación

Y este sobre Errores de Gerencia

 

3. Conversa, consulta y comunica.

Nada es más efectivo para generar compromiso que involucrar a la gente y consultarle su opinión y aportes. Esto genera más corresponsabilidad de parte del equipo que cualquier plan de incentivos, porque obviamente, si la gente fue consultada y sus aportes fueron tomados en cuenta, se van a involucrar en la ejecución de esas acciones. Nadie quiere ver su idea morir. Algo que debes recordar al consultar con la gente, es que siempre saben más los que hacen que los que planean, las reflexiones y descubrimientos que tendrás gracias a los aportes de tu equipo serán mejores en cantidad y calidad que quedándote solo con tus ideas como dueño. El equipo, que trabaja, que habla con el cliente, que vive y sufre el día a día del negocio, siempre verá cosas que los gerentes no, y tendrán una perspectiva muy realista y acertada de lo que pasa.

 

El tema es poder sacar esas ideas y perspectivas de esos cerebros, y eso requiere de conversaciones sinceras en un ambiente de confianza que muchos dueños de negocio no saben generar. Pero eso ya es un rollo del gerente o dueño. Uno nunca culpa a la tierra cuando no puede encontrar diamantes, la responsabilidad es del minero que no sabe o no puede encontrarlos.

 

4. Ejecuta, prueba y mejora.

Este es el dolor de cabeza de las organizaciones. Si ya es bastante difícil que las empresas tengan claridad sobre su objetivo, se le agrega algo más difícil aún: la ejecución. Y podría escribir mucho sobre ejecución, pero te daré solo 3 puntos sobre esto:

 

  • Ya con un gran qué en la mesa, compartido por todos y enfocado, es tiempo de empezar a conversar sobre cómo lo vamos a lograr, y cómo todas las áreas de la compañía van a aportar a ese objetivo. Si los gerentes hacen su trabajo de integrar al equipo al proceso, surgirán muchas y muy buenas ideas.

 

  • Luego viene la etapa de elegir las 2 o 3 ideas que tendrán mas impacto para alcanzar el gran qué. En el caso de nuestra meta de clientes de profesionalización, las 3 grandes acciones para lograr el qué serían: 1) Ofrecer el servicio de Asesoría de profesionalización al 90% de los clientes de otros servicios. 2) Agendar llamada preliminar con al menos 80% de los leads interesados en el servicio. 3) Contactar a interesados en el servicio que no continuaron el proceso para comprender por qué no tomaron el servicio y hacer ajustes en el proceso de ventas o en la propuesta. Recuerda que estas acciones se van a probar. Una de las habilidades que debemos desarrollar como gerentes es la experimentación: pensar acciones desde la heurística, analizando desde la inteligencia colectiva qué podría funcionar, pero eso aún no es la verdad, estás es un proceso de descubrimiento. Si  estas ideas funcionan, se mantendrán en el tiempo y se volverán un proceso, si no, se descartan y se prueban otras. Lo que quiero decir es que no veas estas acciones como procesos escritos en piedra hasta que veas resultados. Aprende a experimentar, evita la necesidad de aferrarte a verdades que aún no han demostrado ser verdad, pero que te las quieres vender como tal para demostrar “seguridad” e “inteligencia” frente a tu a equipo. Esta actitud no dejará a la empresa avanzar.

 

  • Después de elegir esas 2 o 3 acciones que vamos a probar, debemos hacer seguimiento y medir los resultados semanalmente para entender si están teniendo un impacto en el objetivo final (aumentar clientes de asesoría de profesionalización). Para eso necesitamos un tablero. Ya debes tener un tablero que te alerte de tus números básicos y claves semanalmente, por lo que solo debes agregarle los indicadores de estas acciones y revisar, junto al equipo, el cumplimiento de esas acciones. Si esas acciones están moviendo el gran qué, el número final, entonces funcionaron y se mantendrán. Y como ya imaginarás, si el número clave o gran qué no se mueve, es tiempo de probar otras acciones y medir.

 

5. Enfócate en la rendición de cuentas.

La capacidad de ejecutar y rendir cuentas te ayudará a hacer posible cualquier mejora que quieras hacer en el futuro. Esta capacidad es como desarrollar el sistema operativo en el que podrás correr cualquier programa (proyectos y mejoras futuras). Desarrolla junto al equipo al menos 1 número clave que deban lograr en cada departamento este año, desarrolla tu tablero de control con esos números y metas, y haz seguimiento semanal de ese tablero y su cumplimiento. Por ejemplo, el departamento de marketing se enfocará en desarrollar al menos un producto / servicio nuevo, o el departamento de inventarios logrará llevar a 1% las pérdidas por vencimiento en el inventario en 3 meses. Esto significaría dar un paso importante si hoy la empresa no tiene cultura de rendición de cuentas. Recuerda, la gente da lo mejor de si cuando hay un contador que se ve y un resultado que se busca.

 

6. Pasa del presupuesto a la proyección mensual.

Son muchas las razones por las que no soy fan del presupuesto, hablo un poco de eso en este video. Pero me voy a concentrar en darte una alternativa, en lugar de hablar de los contras del presupuesto.

La alternativa es la proyección mensual. Mientras que el presupuesto muestra la aspiración del negocio, lo que el negocio tiene idea en su imaginario colectivo de lo que “debería” pasar, la proyección mensual muestra el resultado que tendremos si seguimos como vamos. Y te pongo un ejemplo, en una sesión de cierre, mis clientes y su equipo de gerentes me mostraron los números y metas del 2024. El presupuesto era una belleza, 6 millones de dólares en ventas (un aumento del 30% con respecto al año anterior), costos y gastos que cuadraban en el presupuesto para que la utilidad neta fuera de 8%.

En ese momento les comenté: “me encanta, solo vamos a echarle una revisada a los números de este año”.

Cuando nos fuimos a los resultados, que son la verdad (principio 1), la utilidad neta había sido apenas del 2% en los últimos meses. Y si seguían con el ritmo de costos y gastos que habían tenido hasta noviembre, iban a tener pérdidas en el primer trimestre 2024, aún llegando a la meta de ventas que habían establecido. En el presupuesto habían colocado lo que “cuadraba”, no los resultados que se tendrían si seguían como iban.

Solo vieron esto en cuanto proyectamos y bajamos a la realidad el presupuesto, respondiéndonos a la pregunta: ¿Qué pasa si seguimos como vamos?.

Para que la proyección mensual funcione, te dejo algunas recomendaciones:

  • Revisa la ciclicidad de tus ventas en años anteriores para entender los meses en que la demanda ha subido y ha bajado y por qué ha ocurrido. Esto te permitirá colocar metas trimestrales y mensuales cercanas a la realidad de tu sector.

 

  • Respóndete: ¿Qué pasaría si llegamos al número de ventas de la meta y mantenemos nuestros costos y gastos actuales? ¿Lograríamos tener ganancias hasta en los peores meses?

 

  • Si estableciste como meta un aumento de ventas, es importante que te preguntes: ¿Necesitaremos aumentar el gasto de la estructura para poder llegar a esa meta de ingresos o podemos alcanzarla sin incurrir en gastos mayores? En muchos modelos de negocio, para vender más hay que gastar más. El tema es que esos gastos tengan sentido como para generar ganancias incurriendo en ellos. También te dejo un video de algunas preguntas que debes hacerte antes de poner una meta de ventas superior al año anterior.

 

  • Revisa al inicio de cada mes tu proyección y ajústala según la realidad que se va dando en el mercado mes a mes. Si estás viendo una caída en ingresos que no previste, ¿Adivina qué hay que hacer para no cerrar en rojo? Exacto, correr a ajustarse el cinturón con todo el equipo en la cobranza, compras, costos y gastos, rápido y a tiempo. Podrás hacerlo porque le tienes el pulso a los números, por lo que tomarás acciones al ver la tendencia y no esperarás cerrar el año para enterarte de las pérdidas. Si, por el contrario, hay un aumento en ventas y utilidades que no previste, es tiempo de ver esos números y revisar en qué valdría la pena usar ese excedente, y no dejarte arrastrar por la inercia y aumentar el gasto.

 

  • Y claro está, al final de cada mes hay que revisar la proyección vs. La verdad y tomar acciones en el siguiente periodo.

 

  • De más está decir que para que esto funcione hay que tener al día 3 reportes claves y básicos a nivel financiero: el Estado de Resultados (o de ganancias y pérdidas), el Flujo de Efectivo y al menos el Capital de Trabajo (que para tenerlo claro debemos conocer activos y pasivos corrientes semana a semana).

 

Quizás estos consejos pueden parecer abrumadores, pero te funcionarán dando un paso a la vez. No quieras resolver en el mes de enero lo que no se resolvió en el 2023, el apuro trae cansancio. Todo avance es un avance, sin importar el tamaño, y lo importante es que apliques mejoras que la empresa pueda mantener hasta convertirlas en procesos y cultura.

Por último, enfócate en aquello en lo que la empresa tenga control. Frente a cada desafío pregúntate ¿Qué podemos hacer para responder a esto y hacernos mejores en el proceso? Centrarse en el gobierno, en los competidores “desleales” y en el entorno, no cambiará nada. Creo que esa es una lección que todo empresario venezolano ya debe tener aprendida.

 

 

¡Te acompañamos en este 2024 a construir una empresa que gane, crezca y permanezca!

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3 comentarios en «4 principios y 6 claves para gestionar tu Empresa en este 2024»

  1. Karla, como siempre, leerte es tan productivo como tomar una sesión de gestión de prioridades. Desde que los descubrí he ido mejorando mi enfoque en lo importante: qué funciona y por qué. Me ido despojando del peso de la perfecta planificación. Simplemente sin desperdicio. Los admiro mucho, sobre todo a ti.

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  2. Waooo… sin pausa ni con prisa.
    Avanzar en algo real y medible .
    Como dijo el gran Lorenzo Mendoza, mirar lo de uno sin envidiar al otro.
    Espero tener la disciplina y la humildad para identificar los puntos focos del negocio para este 2024, incluyendo a quien maneja .
    Gracias gracias

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