Aunque el día a día y la operatividad diaria de nuestro negocio nos desenfoque de la visión, el cierre de cada mes es un momento perfecto para validar cómo vamos y dedicarle un espacio a volver a la estrategia.
Aquí te dejamos a continuación 8 datos que debes validar a final de mes, y como te ayudarán a tomar decisiones:
- Total Ingresos:
Al final de cada mes debes saber cuántas ventas generó la Empresa. Importante: VENTAS NO ES IGUAL A EFECTIVO, y aunque nos importan ambos datos, debemos separarlos.
Los ingresos están compuestos del total de ventas a crédito (en estos casos no entra dinero sino que se genera una promesa de pago) y a contado (esto si representa dinero), en éste punto el ingreso total será la base para determinar la utilidad del mes y además representa la capacidad de la Empresa de generar valor.
Ejemplo para una Empresa de Servicios de Limpieza:
- Ingresos por Servicios de Limpieza Residenciales: 20.000$
- Ingresos por servicios de Limpieza Corporativos: 55.000$
Total Ingresos: 75.000$
Ejemplo para una Empresa de Comercialización (tienda de ropa):
Ventas Totales: 55.000$
En estos casos puedes separar estos ingresos en las diferentes líneas que comercializan (con fines únicamente de información interna), por ejemplo: Ventas de Zapatos, Ventas de Ropa, Ventas de Accesorios. Esto te ayudará a tener una información detallada sobre cada línea para saber cuál genera mayor o menor ingreso, y más adelante la rentabilidad por línea.
2. Total Costo de Venta:
El dinero que entra a la Empresa no es de la Empresa, y los costos no son sólo las salidas de dinero que se dan en la Empresa. El concepto de Costo de Venta es “lo que costó generar el Ingreso” y está directamente relacionado con la operación, la fabricación del producto, la entrega del servicio o la compra del producto en el caso de las Empresas que comercializan. Eso significa que mientras mayor sean las ventas, mayor será el Costo de Venta, ya que están íntimamente ligados.
Por ejemplo, para una fábrica, el Costo de Venta del período serán los costos de materiales, mano de Obra y otros costos directos de fabricación SÓLO DE LAS UNIDADES QUE SE VENDIERON. Si una fábrica de teléfonos fabricó 1000 teléfonos, el costo de Venta (Insumos, Mano de Obra, otros costos) por teléfono es de 100$, pero solo vendió 50 ese mes, el Costo de Venta del período sería de 5000$, porque solo vendió 50$
En el caso de las Empresas de Comercialización, el Costo de Venta será el costo de comprar el producto más los costos de traslados, fletes, seguros, impuestos, etc, sólo de los productos que se vendieron en el periodo.
En el caso de servicios, el costo de venta será el costo de insumos en los que se incurran.
Como se ve, el Costo de Venta no implica salida de dinero en el periodo, a veces representan un gasto o salida de insumos.
Analizar el Costo de Venta te será útil para analizar la Utilidad bruta para tus líneas de productos o servicios y cuáles dejan mayores márgenes de contribución (mal llamados márgenes de ganancia).
3. Total Gastos:
Son todas las salidas de dinero que se hacen para mantener la operatividad del negocio y que deben hacerse hayan ventas o no. Es el caso de los servicios de Alquiler, sueldos y salarios cuando son fijos y no dependientes de la producción, servicios en general, algunas depreciaciones, etc.
Los gastos son uno de los principales elementos que hay que mantener en vigilancia constante, porque la Utilidad puede perderse aquí. Esto no significa recortarlos porque si, sino entender cuáles son realmente útiles, aportan valor permiten una operatividad funcional.
4. Total Utilidad (o pérdida)
La deseada utilidad, para llegar a ella debes restar los Costos de Venta y los Gastos a los Ingresos Totales. No dejes de restar los impuestos y los intereses, en Finanzas van dentro de los gastos.
5. Efectivo Generado:
Como hablamos en el punto 1, Ingreso no es igual a efectivo. Las ventas de Contado generan efectivo, pero las ventas a crédito generan una “promesa de pago”. Veamos un ejemplo:
Una Empresa generó un total de 10.000$ de ingresos en el mes de septiembre, de los cuales 8.000$ fueron a crédito y 2.000$ fueron de contado. Si sus Costos de Venta fueron 4.000$ y sus gastos fueron 2.000$, su utilidad será de 4.000$ (10.000$ de ingresos – 4.000$ de Costos – 2.000$ de Gastos = 4.000$.)
Sin embargo, ¿Cuánto Efectivo generó esa empresa ese mes? Sólo las ventas de contado: 2.000$. Aunque la empresa tuvo utilidad, no tiene dinero para pagar.
Esta es la importancia de revisar el Flujo de Caja y el Efectivo generado, sobretodo si tienes ventas a crédito.
6. Inventario Disponible:
En el punto número 2 revisamos el concepto de Costo de Venta, pero ¿a dónde van las unidades que no se vendieron? a Inventario. El inventario son los insumos, productos en proceso, terminados o mercancías para la venta que no se han vendido y que son propiedad de la Empresa.
En este punto debo recalcar que saber solo cuanto inventario se tiene no es útil, lo que debemos saber es cómo se compone ese inventario. Por ejemplo, si tenemos 100.000$ en inventario, ¿Cuánto de eso es inventario que tiene rotación, es decir, que el cliente compra regularmente?, ¿Cuánto de ese inventario se compone de productos o mercancías dañadas, que no se venden desde hace mucho tiempo, obsoletas, etc?
Revisa mensualmente tu inventario y cómo se compone.
7. Productos y Servicios con mayor y menor rotación.
Revisar tu lista de productos y servicios constantemente y evaluar su movimiento será útil para sacar aquellos que ya no se venden, dejar de invertir recursos o comprometer efectivo para comprarlos, llevar a promoción aquellos que se han quedado sin rotación antes de que sea muy tarde (se dañen, se venzan o pasen de moda) y poder generar estrategias de mercadeo para tus productos estrellas.
8. Clientes
Para recabar éste dato deberás echar mano de Sistemas CRM o ERP ya que en algunas Empresas es complicado revisarlo manualmente, sobretodo si tienen grandes volúmenes de clientes. Pero vale la pena tener datos sobre la cantidad de clientes activos, las recompras, sus tickets promedio, clientes nuevos del mes y clientes que hace mucho tiempo no compran. Saber esto te permitirá hacer obsequios a clientes frecuentes, reactivar a los que ya no están (o saber por qué dejaron de comprar), y analizar si los esfuerzos de marketing y ventas realmente se están traduciendo a la captación de nuevos clientes o aumentos en la frecuencia o ticket de clientes regulares.
9. Revisión de Metas.
Seguramente pones metas a tu Equipo de trabajo mensualmente. Hacer reuniones a final de mes (o a principios del siguiente) para analizar el logro de esas metas, lo que se puede mejorar en el caso de que no se lograron, o las estrategias exitosas que se aplicaron para lograrlas, será útil para tomar decisiones y mejorar.
¡Y éstos son los 9 datos básicos que pensamos par ti! ¿Tienes algún otro que te parezca importante recabar y medir?
